Auch wenn es „nur“ eine E-Mail ist: Etwas Stil und Etikette sind auch beim Schreiben von E-Mails hilfreich. Schließlich möchten Sie, dass der Empfänger Ihrer E-Mail einen guten Eindruck von Ihnen bekommt und Ihre E-Mail ihn motiviert, bald darauf zu antworten. Lesen Sie hier, welche Punkte Sie beim Verfassen von E-Mails unbedingt beachten sollten. Vermeiden Sie Formfehler und die typischen Fettnäpfchen und überraschen Sie Ihre Empfänger mit perfekten E-Mails.
Tipp 1:
Betreff: Helfen Sie dem Empfänger, die Nachricht sofort richtig einzuordnen
Wenn Ihr Postfach eine neue E-Mail ankündigt, welche beiden Informationen bekommen Sie von der E-Mail dann zuerst zu sehen? Den Namen des Absenders und den Betreff. Anhand dieser beiden Informationen entscheiden Sie, ob es sich um eine SPAM-Mail handelt, ob Sie die E-Mail sofort öffnen und lesen oder, ob Sie die E-Mail erst einmal „zur Seite“ legen und später lesen.
Und genau so geht es auch den Empfängern Ihrer E-Mails. Da Sie den Absendernamen beim Versand einer E-Mail nicht beeinflussen können, steht Ihnen letztlich nur der Betreff zur Verfügung, um dem Empfänger Ihre Nachricht „schmackhaft“ zu machen. Ist der Betreff leer oder nur ein nichts sagender Begriff wie „Hallo“ oder „Zur Info“ zu finden, motiviert dies kaum, die E-Mail sofort zu lesen.
Geben Sie bei all Ihren E-Mails immer einen eindeutigen, kurzen Betreff ein. Lassen Sie das Betreff-Feld nie leer.
Versuchen Sie im Betreff in kurzen Worten den Inhalt der E-Mail wiederzugeben. Nicht aussagekräftig: „Terminliste“. Besser: „Terminliste der Ausflüge des Wandervereins“
Begrenzen Sie den Betreff auf maximal fünf bis sechs Wörter. Denn in der E-Mail-Übersicht-Liste werden längere Betreff-Angaben in aller Regel abgeschnitten und sind dann nicht mehr lesbar.
Tipp 2:
E-Mail-Format: Wählen Sie das richtige Format in Abhängigkeit des Empfängers
Einige E-Mail-Programme wie Outlook oder Outlook Express erlauben es Ihnen, Ihre E-Mail-Nachrichten mit verschiedenen Schriftarten und Schriftgrößen zu formatieren. Selbst Bilder oder einen farbigen Texthintergrund können Sie in Ihre E-Mail-Nachricht einfügen. Möglich macht dies eine Technik, die als „HTML-Mail“ bezeichnet wird. Dabei werden zusätzlich zu Ihren Textinformationen auch Formatierungsdaten übertragen. Das E-Mail-Programm des Empfängers muss dann die Textinformationen von den Formatierungsdaten trennen und alles korrekt anzeigen. Nicht alle Programme kommen mit HTML-Mails zurecht.
Senden Sie E-Mails im HTML-Format nur an die Anwender, von denen Sie sicher sein können, dass deren E-Mail-Programm die HTML-Mail auch korrekt verarbeiten kann. Anwender, die Outlook oder Outlook Express nutzen, können immer HTML-Mails verarbeiten.
Senden Sie E-Mails an Firmen (beispielsweise eine Bestellung oder eine Produktanfrage) oder Behörden generell im reinen Text-Format. Nutzen Sie hier keine HTML-Mails mit formatierten Nachrichten.
Beachten Sie, dass eine HTML-Mail leicht bis 10 Mal so groß wird, wie eine reine Textnachricht. Entsprechend verlängert sich die Übertragungszeit Ihrer E-Mail, was sich in erhöhten Gebühren für die Internet-Nutzung niederschlägt. Auch der Speicherplatzbedarf auf Ihrer Festplatte erhöht sich beim Einsatz von HTML-Mails.
In HTML-Mails können sich Viren einnisten. Sobald der Empfänger einer HTML-Mail die E-Mail öffnet, wird der Virus ausgeführt. Dies ist bei E-Mails im Textformat nicht möglich!
Nutzen Sie HTML-Mails, beispielsweise mit aufwändig gestaltetem E-Mail-Briefpapier nur bei privaten Empfängern und nur bei besonderen Anlässen.
Je nach E-Mail-Programm können Sie direkt im E-Mail-Adressbuch festlegen, in welchem Format Sie dem Empfänger E-Mails senden möchten. Schalten Sie hier immer die Option „Nur Text“ ein.
Tipp 3:
Absender: Fügen Sie Ihre vollständigen Absenderdaten hinzu
Wie bei jedem „offiziellen“ Brief gehört auch in jede nicht-private E-Mail Ihre vollständige Postadresse. Nach wie vor bekommen viele Firmen E-Mails mit der Bitte um Zusendung von Unterlagen, ohne dass der Absender den vollständigen Namen oder eine Anschrift nennt.
Absenderangaben – diese werden auch als „Signatur“ bezeichnet – werden typischerweise am Ende der E-Mail hinter der Grußformel und Ihrem Namen eingefügt. Die Signatur besteht aus Vor- und Nachname, Straße, PLZ und Ort. Auch die E-Mail-Adresse sollten Sie hier nochmals wiederholen. Nur dann hat der Empfänger Ihrer E-Mail eine Chance, Sie korrekt anzusprechen und mit Ihnen in Kontakt zu treten.
Tipp: Um unerwünschte Werbeanrufe zu vermeiden, sollten Sie Ihre Telefonnummer nur dann aufführen, wenn Sie von dem Empfänger der E-Mail bei Bedarf auch angerufen werden wollen. In allen anderen Fällen lassen Sie die Telefonnummer einfach weg.
Tipp 4:
Schreibstil: Passen Sie Ihren Schreibstil dem Empfänger an
Da das Ziel bei der Entwicklung der E-Mail-Technik die unkomplizierte, schnelle Nachrichtenübermittlung war, ist der Schreibstil generell entsprechend lockerer und nicht so förmlich wie bei normalen Briefen. Passen Sie beim Schreiben von E-Mails Ihren Stil immer dem Empfänger an. Während Sie bei einer E-Mail an einen Bekannten auch die ein oder andere spaßige Formulierung einfügen können, sollten Sie dies bei einer Nachricht an einen Ihnen nicht persönlich bekannten Empfänger tunlichst vermeiden. Wie würden Sie reagieren, wenn Sie von einem „Fremden“ eine solche E-Mail erhalten würden?
Tipp: Trotz lockerem Stil beginnt jede E-Mail mit einer offiziellen Begrüßung, die je nach Empfänger aus einem einfachen „Hallo“, „Guten Tag,“ oder auch „Sehr geehrte Frau Müller“ bestehen kann. Ohne Begrüßung sofort mit der Nachricht zu beginnen, gilt auch bei E-Mails als unhöflich und wirkt beim Empfänger, als würden Sie mit der Tür ins Haus zu fallen.
Beim Schreiben können Sie im Gegensatz zum Telefonat oder dem persönlichen Gespräch Ihrem Partner nicht durch Ihre Stimme oder durch den Tonfall vermitteln, dass die Aussage nicht so ganz ernst zu nehmen ist. Deshalb werden in E-Mails so genannte „Emoticons“ am Ende von Sätzen hinzugefügt, die den Sinn eines Satzes unterstreichen und Gefühlszustände ausdrücken.
Bei den Emoticon-Zeichen handelt es sich um kleine Gesichter, die um 90 Grad gedreht sind. Emoticons bestehen aus einigen wenigen Zeichen wie dem Klammer-Zeichen, dem Minus-Zeichen oder dem Doppelpunkt. Hier die vier wichtigsten Emoticons und deren Bedeutung:
„:-)“ Kennzeichnung einer scherzhaften Bemerkung
„:-))“ Verstärkte Form von „:-)“
„;-)“ Kennzeichnet eine kokette und/oder sarkastische Bemerkung
„:-(“ Kennzeichnet eine ärgerliche Bemerkung; der Autor ist über den beschriebenen Sachverhalt verärgert
Vermeiden Sie in Ihren E-Mails den zu häufigen Gebrauch von Emoticons. Pro Absatz sollten Sie bestenfalls ein, maximal zwei Emoticons nutzen. Der zu intensive Einsatz gilt als unseriös.
Tipp 5:
Antworten: So beantworten Sie eine E-Mail korrekt
Möchten Sie auf eine E-Mail antworten? Hierzu steht Ihnen in allen E-Mail-Programmen eine Schaltfläche Antworten zur Verfügung. Ein Klick auf die Schaltfläche genügt, und das E-Mail-Programm erzeugt eine neue E-Mail, in der automatisch der richtige Empfänger (dies war der Absender der E-Mail) eingetragen ist. Außerdem wird die alte E-Mail als Vorgabe in die E-Mail eingefügt.
Sofern Sie „allgemein“ auf die E-Mail antworten möchten, geben Sie am Anfang der E-Mail Ihren Text ein. Den alten E-Mail-Text lassen Sie am Ende der E-Mail hinter Ihrer Signatur (siehe Punkt 3) stehen. Auf diese Weise kann der Empfänger der E-Mail sofort erkennen, auf welche E-Mail Sie antworten – der Bezug ist sofort hergestellt.
Möchten Sie auf einzelne Punkte der alten E-Mail gesondert eingehen? Dann fügen Sie Ihre Antworten einfach an den entsprechenden Stellen im Original-E-Mail-Text ein. Zur Unterscheidung zwischen Ihrer Antwort und dem Original-E-Mail-Text fügen Sie – falls das E-Mail-Programm dies nicht automatisch macht – vor dem Original-Text das Zeichen „>“ ein.
Diese etwas unkonventionelle Vorgehensweise entspricht der schnellen, unkomplizierten Kommunikation und gilt unabhängig von den Empfängern als seriös.
Tipp7:
Anhänge: Das müssen Sie bei Anhängen unbedingt beachten
Mit einer E-Mail lassen sich nicht nur Nachrichten versenden, Sie können an eine E-Mail auch beliebige Dateien anhängen. Auf diese Weise lässt sich beispielsweise das Protokoll aus der Vereinssitzung zur Kontrolle an alle Vorstandsmitglieder versenden oder die Bilder derGeburtstagsfeier an Freunde und Bekannte verteilen.
Doch Vorsicht: So komfortabel das Anhängen von Dateien an E-Mails auch ist, beachten Sie unbedingt folgende Punkte:
Versenden Sie niemals an einen oder mehrere Empfänger ungefragt Anhänge, die größer als 500 KByte sind. Denn je nach Internet-Anschluss dauert die Übertragungszeit einer solchen Datei zwischen 1,5 und 20 Minuten! Nicht nur bei Ihnen als Versender der Datei, sondern auch bei allen Empfängern. Klären Sie deshalb bitte immer erst ab, ob Sie dem Empfänger eine solche Datei „zumuten“ dürfen.
Prüfen Sie vor dem Versand eines Anhangs, ob der Empfänger mit Ihrem Anhang überhaupt etwas anfangen kann. Somit vermeiden Sie, dass Sie beispielsweise die Kostenaufstellung für die geplante Bildungsfahrt an den Vereinsvorstand in Form einer Excel-Datei senden, obwohl er nicht über Excel verfügt und Ihre Daten nicht nutzen kann.
Stellen Sie beim Versand von Dateien per E-Mail sicher, dass Sie über einen aktuellen Virenschutz verfügen. Versenden Sie bitte keine Dateien ohne Virenschutz; die Gefahr, dass Sie dabei unfreiwillig selbst zur Verbreitung von Viren beitragen, ist zu groß.
Auch bei E-Mails mit Anhang gehört ein eindeutiger Betreff sowie eine kurze Information zum Anhang zur E-Mail. Es gilt als äußerst unhöflich, eine E-Mail „leer“ zu lassen – auch wenn im Anhang beispielsweise alle Informationen und Ihre Anschrift zu finden sind.
Begriffe:
SPAM-Mail
Bezeichnung für unerwünschte (Massen-) Werbemails.
HTML-Mail
Bezeichnung für ein spezielles Format, das zur Übertragung der Daten per E-Mail eingesetzt wird (im Gegensatz zur reinen Text-Mail). Bei HTML-Mails kann der Textformatiert werden, es besteht die Möglichkeit, Bilder in den E-Mail-Text einzufügen oder einen farbigen Hintergrund zu wählen. Der Nachteil von HTML-Mails ist, dass HTML-Mails im Vergleich zu reinen Text-Mails sehr groß sind. Außerdem können Computerviren in HTML-Mails enthalten
